Malaysia Rekrutierung und Beschäftigung

I. Landes- und Wirtschaftshintergrund: Südostasiens multikulturelles Zentrum

Malaysia liegt im Herzen Südostasiens und ist ein multikulturelles Land, das aus den drei großen ethnischen Gruppen der Malaien, Chinesen und Inder besteht. Die Gesamtbevölkerung beträgt etwa 35,97 Millionen, wovon etwa 22,7% Chinesen sind. Dies führt zu einer hohen Verbreitung der chinesischen Sprache (Mandarin) im Geschäftsumfeld, wobei etwa 30% der Bevölkerung fließend Chinesisch sprechen, was die Sprach- und Kulturbarrieren für chinesische Unternehmen erheblich reduziert.

Als wichtiges Mitglied der ASEAN (Association of Southeast Asian Nations) verfügt Malaysia über eine entwickelte Infrastruktur, einschließlich moderner Häfen, Flughäfen und Kommunikationsnetze. Die Wirtschaft ist stabil, und die neueste Politik von 2025 erhöht den Mindestmonatslohn auf 1700 Ringgit, um die Kaufkraft der Bevölkerung zu steigern und das Ziel zu erreichen, bis 2030 ein Hochlohnland zu werden. Die Weltbank stuft Malaysia als den weltweit 12. einfachsten Ort für Geschäfte ein, was eine große Menge ausländischer Investitionen anzieht, insbesondere aus China, die sich hauptsächlich auf die Fertigungsindustrie, die digitale Wirtschaft, den Dienstleistungssektor und den Tourismus konzentrieren.

II. Kernvorteile für Unternehmen bei der Expansion nach Malaysia

Strategische Lage und Marktzugang

Im Herzen der ASEAN gelegen, kann es als Sprungbrett für den gesamten südostasiatischen Markt dienen. Es hat Freihandelsabkommen (wie AFTA, CPTPP) mit mehreren Ländern und Regionen unterzeichnet, profitiert von Zollsenkungen und einer hohen Handelserleichterung.

Politik und Anreize

• Starke staatliche Unterstützung: Die Malaysian Investment Development Authority (MIDA) bietet hochattraktive Steuererleichterungen, Subventionen und Finanzierungsanpassungen für High-Tech- und hochwertige Fertigungsunternehmen.
• Anbindung an die “Belt and Road”-Initiative: Projektkooperationen schaffen Infrastruktur- und Investitionsmöglichkeiten.
• Förderung der digitalen Transformation: Die Regierung fördert technologische Innovationen und schafft Bedingungen für Unternehmen, mit lokalen Technologieunternehmen und Forschungseinrichtungen zusammenzuarbeiten.

Vorteile der Humanressourcen

• Multikulturelle Arbeitskräfte: Mitarbeiter verfügen in der Regel über Mehrsprachigkeit (Malaiisch, Englisch, Chinesisch) und lassen sich leicht in internationale Teams integrieren.
• Relative Kostenvorteile: Im Vergleich zu entwickelten Ländern wie Singapur sind die Arbeitskosten wettbewerbsfähiger, während die Qualität der Arbeitskräfte hoch ist.

III. Details zur Beschäftigungs-Compliance: Kosten, Risiken und Pflichten

Bei der Beschäftigung von Mitarbeitern in Malaysia müssen Unternehmen eine Reihe obligatorischer Steuern und Sozialversicherungsbeiträge tragen, die für die Berechnung der Personalkosten entscheidend sind.

1. Obligatorische Arbeitgeberbeiträge (Anteil am Monatsgehalt)

Diese Ausgaben sind zusätzliche Kosten, die der Arbeitgeber zusätzlich zum Mitarbeitergehalt tragen muss, insgesamt etwa 14,9% - 16,9% des Monatsgehalts des Mitarbeiters.

• Employee Provident Fund (EPF): 12% oder 13%. Dies ist Malaysias obligatorisches Altersvorsorgesystem. Arbeitgeber zahlen 12% für Mitarbeiter mit einem Monatsgehalt von 5000 Ringgit oder weniger und 13% für den Teil über 5000 Ringgit. Wichtige Änderung: Ab dem vierten Quartal 2025 müssen auch ausländische Mitarbeiter obligatorisch EPF zahlen, wobei der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil vorläufig auf jeweils 2% festgelegt ist.
• Social Security (SOCSO): 1,75%. Dies ist ein nationales Versicherungsprogramm, das Mitarbeitern Schutz bei Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten, Invalidität oder Tod bietet. Ab dem 1. Juli 2024 ist es für alle ausländischen Mitarbeiter obligatorisch.
• Employment Insurance System (EIS): 0,2%. Bietet vorübergehende finanzielle Unterstützung und Umschulung für unfreiwillig arbeitslose Mitarbeiter. Die Beitragsbemessungsgrenze beträgt 6000 Ringgit.

2. Obligatorische Arbeitnehmerabzüge

• Employee Provident Fund (EPF): 11% (ab 2025 für ausländische Mitarbeiter 2%).
• Social Security (SOCSO): 0,5%.
• Employment Insurance System (EIS): 0,2%.
• Personal Income Tax (MTD): Progressives Steuersystem von 0% - 30%, das vom Arbeitgeber monatlich vom Gehalt einbehalten wird. Ansässige Steuerzahler werden nur auf Einkommen besteuert, das in Malaysia erzielt wird.

3. Arbeitsvertrag und Arbeitszeitregelungen

• Vertrag: Muss schriftlich abgeschlossen werden und Position, Gehalt, Arbeitszeit, Leistungen und Kündigungsbedingungen klar festlegen. Die Verwendung von Malaiisch und Englisch wird empfohlen.
• Arbeitszeit: Standard sind 40 Stunden pro Woche (normalerweise 8 Stunden pro Tag).
• Überstundenvergütung: Mitarbeiter mit einem Monatsgehalt unter 4000 Ringgit sind durch das Arbeitsgesetz geschützt, die Überstundenvergütung beträgt:
  • Wochentags: 1,5-facher Stundenlohn.
  • Ruhetage: 2-facher Stundenlohn.
  • Feiertage: 2-facher oder 3-facher Stundenlohn.

4. Kündigung und Kündigungsfrist

• Kündigungsfrist: Je nach Dienstalter muss eine Kündigungsfrist von 4 Wochen (innerhalb von 2 Jahren), 6 Wochen (2-5 Jahre) oder 8 Wochen (über 5 Jahre) eingehalten oder eine Entschädigung anstelle der Kündigungsfrist gezahlt werden.
• Abfindung: Bei Kündigung ohne Verschulden muss eine Abfindung gezahlt werden, die je nach Dienstalter 10-20 Tageslöhne beträgt.

IV. Arbeitsvisa und Einwanderung: Wichtige Schritte und Herausforderungen

Die Genehmigung von Arbeitsvisa in Malaysia (genannt “Employment Pass”) ist streng und wird von der Einwanderungsbehörde und dem Expatriate Services Division (ESD) verwaltet.

1. Wichtige Visumtypen

• Employment Pass (EP): Für Führungskräfte, Fachkräfte und hochqualifizierte ausländische Mitarbeiter. Erfordert ein Mindestmonatsgehalt von 6000 Ringgit, Gültigkeit 1-5 Jahre. Neue Regelung 2025: Unternehmen müssen die “1:3 Praktikumspolitik” einhalten, d.h. für jeden eingestellten EP-Mitarbeiter müssen 3 Praktikumsplätze für Einheimische angeboten werden.
• Temporary Employment Pass (TEP): Für Arbeiter und Hausangestellte, Gültigkeit in der Regel 2 Jahre.
• Professional Visit Pass (PVP): Für kurzfristige Projekte, Beratungen und technischen Support, maximal 12 Monate.

2. Antragsverfahren und Herausforderungen

• Verfahren: Unternehmen beantragen zunächst die Stellenfreigabe beim ESD → nach Genehmigung beantragt der Mitarbeiter die Visumgenehmigung → mit der Genehmigung wird das Einreisevisum (VDR) beantragt → nach der Einreise wird der Visumstempel bei der Einwanderungsbehörde angebracht.
• Kernherausforderungen:
  • Quotenbeschränkungen: Die Regierung legt jährliche Quoten für ausländische Mitarbeiter fest und priorisiert Schlüsselindustrien.
  • Lokalisierungstest: Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass die Position nicht von einem geeigneten Malaysier besetzt werden kann.
  • Zeitaufwändiger Prozess: Der gesamte Prozess dauert in der Regel 2-3 Monate, eine frühzeitige Planung ist erforderlich.
  • Umfangreiche Dokumente: Es müssen zahlreiche Dokumente wie polizeiliches Führungszeugnis, Bildungsnachweise, ärztliche Atteste usw. vorgelegt werden.

V. Lösungen: Employer of Record (EOR) – Der effiziente und konforme Weg ins Ausland

Für Unternehmen, die schnell in den malaysischen Markt eintreten und komplexe juristische Einheiten vermeiden möchten, ist der Employer of Record (EOR)-Service die beste Wahl.

Was ist EOR?

Eine EOR-Agentur fungiert als rechtlicher Arbeitgeber Ihrer Mitarbeiter und kümmert sich um alle beschäftigungsrelevanten Angelegenheiten, während Sie die tägliche Kontrolle über die Arbeit der Mitarbeiter behalten.

Der Kernwert von EOR

• Geschwindigkeit und Agilität: Keine Notwendigkeit, ein lokales Unternehmen zu registrieren, Mitarbeiter können innerhalb weniger Wochen eingestellt und der Geschäftsbetrieb schnell aufgenommen werden.
• Umfassende Compliance: EOR-Experten stellen sicher, dass alle Aspekte wie Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialversicherung und Visa vollständig den neuesten malaysischen Gesetzen und Vorschriften entsprechen, wodurch rechtliche Risiken erheblich reduziert werden.
• Kosteneffizienz: Vermeidung der hohen Kosten und des kontinuierlichen Wartungsaufwands für die Gründung einer juristischen Person. Sie zahlen lediglich eine Servicegebühr und können Ihre Ressourcen auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.
• Risikomanagement: Die EOR übernimmt die rechtliche Verantwortung als Arbeitgeber und schützt Sie vor potenziellen Arbeitsstreitigkeiten.

Malaysia ist mit seiner strategischen Lage, multikulturellen Vielfalt, günstigen Politik und seinem Wachstumspotenzial eine ideale Wahl für chinesische Unternehmen, die ins Ausland expandieren. Allerdings stellen das komplexe Arbeitsrecht, das Steuersystem und die Visabestimmungen erhebliche Herausforderungen dar. Um erfolgreich Fuß zu fassen, müssen Unternehmen ein Gleichgewicht zwischen “Geschwindigkeit”, “Compliance” und “Kosten” finden. Für die meisten Unternehmen ist die Zusammenarbeit mit einem professionellen Employer of Record (EOR) die optimale Lösung, um Risiken zu vermeiden und eine effiziente, gesetzeskonforme Expansion zu erreichen.